Drukarka fiskalna nie pracuje samodzielnie.
Może pracować tylko z komputerem.

Stąd zasada ogólna:
Jeśli dotychczas prowadzimy (lub planujemy) sprzedaż przy użyciu komputera - lepiej kupić drukarkę fiskalną. Jeśli nie - należy kupić kasę fiskalną.

Praca z kasą fiskalną:
Kasa może pracować samodzielnie (nie wymaga komputera). Na kasie wybieramy towary (uprzednio tam wpisane) i drukujemy paragon.
Kasę można też podłączyć do komputera, jeśli (np. na zapleczu) prowadzimy na nim program magazynowy, ale i tak sprzedajemy z kasy.
Sprzedane towary automatycznie zmniejszą swoje stany magazynowe.
Jeśli klient chce fakturę musimy ponownie wpisać te same towary na fakturę (niezależnie czy piszemy ją ręcznie, czy na komputerze).

Praca z drukarką fiskalną:
Na komputerze musi być zainstalowany program fakturujący, który "potrafi" współpracować z naszą drukarka fiskalną. Towar do sprzedaży wybieramy z magazynu na komputerze i "zlecamy" drukarce fiskalnej wydruk paragonu. Jeśli ktoś chce fakturę wybieramy tylko odpowiednią opcję w programie (nie musimy ponownie wpisywać tych samych towarów na fakturę). Sprzedawane towary od razu "schodzą" z magazynu w bazie komputera.
Każde stanowisko sprzedaży (tzw. POS - Point of Sale) musi mieć swój komputer (terminal) i drukarkę fiskalną (w tym zestawie tylko drukarka musi mieć homologację).